20 Tipps für eine optimale Kursorganisation
20 Tipps für eine optimale Kursorganisation
Mussten Sie auch schon für eine grosse Gruppe Kurse oder einen Anlass organisieren und es lief nicht alles rund? Diese 20 Tipps helfen Ihnen, dass der nächste Anlass noch besser funktioniert.
Phase 1: Vorbereitung - Dokumentation
1. Sind bereits Erfahrungen aus einer letzten Durchführung dokumentiert, wie Checklisten oder Protokolle? Gibt es Learnings auf die geachtet werden müssen.
2. Den Ablageort aller Korrespondenz definieren und konsequent ablegen. Bei Telefonaten kann zum Beispiel eine kurze Mail an sich selber verfasst und mit den wichtigsten telefonischen Vereinbarungen ebenfalls dort ablegt werden.
3. Die Ziele des Anlasses oder des Weiterbildungsangebotes sind definiert. Gegebenenfalls ist definiert, welche Zertifizierungen, Labels oder Credits des Abschlusses vorgegeben sind und ob danach Refresher nötig sind.
Merel plant unteranderem die Einsätze aller Erste Hilfe Ausbildungspersonen. Das sind pro Jahr knapp 1500 Einsätze. Sie liebt Herausforderungen und behält auch in stressigen Zeiten einen ruhigen Kopf. Zum Beispiel, wenn sie durch kurzfristige Einsatz-Ausfälle schnell neue Lösungen finden muss. Sie betreut die KV-Lernenden mit grosser Passion. Die jungen Berufsleute sind jeweils ein halbes Jahr bei der SIRMED stationiert und wechseln danach in eine andere Abteilung der Schweizer Paraplegiker Gruppe.
Merel gefällt, dass sich ihr Arbeitsinhalt in den sechs Jahren SIRMED stetig weiterentwickelt hat und immer etwas Neues auf sie wartet. Als Tipp für eine optimale Kursplanung empfiehlt sie die Einhaltung des Sprichwortes; Schiebe nicht auf morgen, was du heute kannst besorgen. Werden Kurstermine frühzeitig festgelegt, können die meisten Anliegen der Kundinnen und Kunden berücksichtigt werden. Bei kurzfristigen Anfragen ist mehr Flexibilität gefragt.
Phase 1: Vorbereitung - Terminierung
4. Um den Zeitpunkt des Anlasses festzulegen, sind die personellen Ressourcen sowie die Verfügbarkeit von geeigneten Räumen zu berücksichtigen. Wo immer möglich sollten Anlässe ausserhalb der Spitzenauslastung der Mitarbeitenden und nicht an Feiertagen und Ferien)
5. Bei mehreren Durchführungen haben wir die Erfahrung gemacht, dass oft erst die letzten Kurse ausgebucht sind. Falls beim Kursdienstleister sprungfixe Kosten in Rechnung gestellt werden, ist in den ersten Anlässen mit weniger Personen zu rechnen.
6. Ferien, langfriste Krankheiten, kurzfristige Unfälle, Austritte, Schwangerschaften, Hochzeiten … Die Gründe weshalb nicht das gesamte Team am Anlass teilnehmen kann sind vielfältig. Dies bereits in der Angabe der Teilnehmenden miteinbeziehen und nicht die maximale Teilnehmerzahl buchen, sondern die erwartete Teilnehmerzahl.
7. Reservetermine am Ende der Durchführungs-Serie mitplanen, die bei Bedarf aufgeschaltet werden können.
8. Herbst (Sept/Okt/Nov) und Frühling (März/Mai/Juni) sind für Weiterbildungsangebote sehr beliebte Zeitpunkte. Oft werden Ressourcen der Anbieter knapp. Falls möglich auf andere Monate ausweichen, um mehr Flexibilität zu erhalten.
9. Frühzeitige Definition der Termine und Safe-the-Dates an die Teilnehmenden.
Manuela ist seit 2008 im Team der SIRMED dabei. Sie ist Profi für alle Kurse im Bereich CME und der Höheren Fachschule. Während ihrer nun 14-jährigen Tätigkeit bei der SIRMED hat sie verschiedene Aufgabengebiete bearbeitet und so einen sehr wertvollen Überblick über alles erhalten. Auch ihr Netzwerk ist riesig. Aktuell betreut Sie rund 1'000 Teilnehmende am Jahresprogramm des Bereichs CME, koordiniert alle CME-Ausbildungseinsätze, sowie die entsprechende Kursorganisation und ist erste Ansprechperson für administrative Anliegen aller HF-Studierenden. Diese Abwechslung und das selbständige Einteilen Ihrer Arbeit gefällt ihr am besten.
Den 28. März 2009 wird Manuela nie vergessen; An diesem Tag fand das erste First Responder Symposium (FRS) statt. Nach dem Anlass erstellte sie eine FRS-Checkliste für die Todo's der nächsten Durchführung. Seither wird jedes FRS mit dieser jährlich aktualisierten Checkliste organisiert. Das spart Zeit, gibt Sicherheit und ist zugleich Manuelas favorisierter Tipp zur besseren Kursorganisation. Checkliste erstellen, aktualisieren und abarbeiten.
Phase 2: Detailplanung
10. Die Annullationsbedingungen der Kursanbieter kennen und Fristen in der Agenda notieren.
11. Reserveteilnehmende definieren, um einen sprunghaften Anstieg von Kurskosten nicht wegen einer Person auszulösen.
12. Bei einen Kurs im geschäftlichen Umfeld ist zu klären und zu kommunizieren, wie viel der aufgewendeten Zeit als Arbeitszeit erfasst wird. gilt eine Tagespauschale oder die exakten Zeiten mit oder ohne Anreise?
13. Die Teilnehmenden sind über die An- und Rückreise zum Anlassort informiert. Fahrgemeinschaften werden wenn möglich vorgeplant.
14. Findet der Anlass in den eigenen Räumen statt, sind alle relevanten Stellen zu informieren, wie zum Beispiel der Empfang oder der Hausdienst.
Jede Anmeldung zu einem Jahresprogrammkurs der Ersten Hilfe läuft über den Tisch von Michèle. Das sind durchschnittliche 900 Anmeldungen pro Jahr. Daneben verantwortet sie die Erste Hilfe Kunden-Kurse vor Ort in Nottwil und ist die Schnittstelle zur Finanzabteilung. Besuchende vor Ort können neu mit Twint ihre Kleinausgaben bezahlen, ein Angebot das Michèle umsetzte.
Die Abwechslung in ihrem Aufgabengebiet schätzt sie sehr, kein Arbeitstag gleicht dem anderen. Das grosse Highlight im 2022 war für Michèle die Organisation des First Responder Symposium mit über 250 Teilnehmenden. Sie empfindet die Kommunikation mit den Kundeinnen und Kunden als Schlüsselelement für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Phase 3: kurz vor dem Anlass
15. Für den Notfall liegt eine Kontaktnummer des Anbieters bereit.
16. Ein Reminder an die Teilnehmenden unmittelbar vor dem Event erspart No-Shows.
Am Empfang die Kursteilnehmenden begrüssen, ein LinkedIn Post vorbereiten, parallel Anrufe entgegen nehmen und dann die Webseite aktualisieren. Zwischendurch die Raumreservationen des kommenden Monatsprüfen und noch eine Bestellung abgeben. Mutiara liebt es, wenn etwas läuft und sie mittendrin ist. Langweilig wird es ihr nicht so schnell. Ihr ist wichtig, mit ihrem Wirken einen Beitrag zur Erfüllung der Vision von SIRMED zu leisten.
Eines Tages stand am Empfang der SIRMED der Vater eines Schulkollegen. Diese unerwartete Begegnung freute sie sehr und wird ihr noch lange in Erinnerung bleiben. Der Tipp 2 mit dem verschriftlichen von Anrufinhalten empfiehlt sie aus Erfahrung, damit keine besprochenen Inhalte verloren gehen.
Phase 4: Nachbereitung
17. Zufriedenheit der Teilnehmenden mündlich einholen, um sich ein eigenes Bild vom Anlass machen zu können.
18. Checkliste für wiederkehrende Aufgaben mit Verantwortlichkeiten dokumentieren.
19. Learnings für die nächste Durchführung oder Organisation dokumentieren.
20. Beginn des nächsten Planungszyklus definieren und Budget eingeben.
Lisa verbringt ein Halbjahren bei der SIRMED. Zu ihrer täglichen Arbeit gehört das Vor- und Nachbereiten von Kursen. Bei Kundinnen und Kunden erfragt sie die Namen der Teilnehmenden, gibt diese im System ein und stellt den Kursleitenden die Teilnehmerliste bereit. Sie ist für das leibliche Wohl der Teilnehmenden besorgt und tätigt dessen Reservationen.
Sie findet es besonders spannend mit den verschiedenen Personengruppe der Rettungskette in Kontakt zu sein. Ihr Tipp zur optimalen Kursorganisation: Genügend Pufferzeit einrechnen. Möglichst frühzeitig vorbereiten, da man nie weiss, wann etwas Unvorhergesehenes passiert und die Zeit eng wird.
Seit 2011 ist Katrin bei der SIRMED. Zu ihrer Arbeit gehören sehr unterschiedliche Aufgaben. Neben der Teamführung ist sie verantwortlich für das Marketing der SIRMED, die Weiterentwicklung verschiedener digitaler Arbeitstools und die Bearbeitung des QMS-Systems. Besonders gefällt ihr der Spirit der SIRMED, der Wille stetig Verbesserungen des eigenen Wirkens herbeizuführen. Auch die Sinnhaftigkeit des Unternehmenszwecks motiviert Katrin. Menschen zu befähigen, Personen in einer Notsituation noch besser versorgen zu können.
Ihr Tipp für eine optimale Kursplanung ist es, das Ziel nie aus den Augen zu verlieren. Für wen soll was erreicht werden, um welches Problem zu lösen. Und so überlegt sie sich bei jedem Projekt und Auftrag, ob der Aufwand sinnvoll und gerechtfertigt ist, um dem Ziel näher zu kommen. Welches sind die nächsten Schritte zur Erreichung und wo kann sie zur Lösung beitragen.
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